AI nella Pubblica Amministrazione: opportunità concrete oltre il chatbot del comune

Quando si parla di AI nella Pubblica Amministrazione, il pensiero va quasi sempre allo stesso posto: il chatbot sul sito del comune che risponde alle domande dei cittadini. È un’applicazione utile, ma è anche la più superficiale. Ridurre l’AI nella PA a questo significa perdere il novanta per cento del valore che questa tecnologia può portare a un ente pubblico.

Chi lavora nella PA conosce bene il problema reale: personale ridotto, carichi di lavoro crescenti, pratiche che si accumulano, cittadini che aspettano. Non è un problema di volontà, è un problema strutturale che si ripete in quasi ogni ente italiano, dai comuni alle asl, dalle province alle università. L’AI non risolve i problemi strutturali della PA, ma può togliere dal tavolo una quantità enorme di lavoro a basso valore, quello ripetitivo, quello meccanico, quello che occupa ore ogni giorno senza richiedere giudizio professionale.

Vediamo dove, concretamente.

La gestione documentale: il problema più grande e più sottovalutato

Un ente pubblico produce e riceve una quantità di documenti che nessuna azienda privata di pari dimensioni si sognerebbe. Delibere, determine, circolari, atti amministrativi, richieste di accesso agli atti, comunicazioni ministeriali, normative in aggiornamento continuo. La maggior parte di questo materiale viene gestita manualmente: letta, classificata, archiviata e ricercata da persone che potrebbero fare altro.

I sistemi di gestione documentale intelligente cambiano questo scenario in modo concreto. Un documento in arrivo viene classificato automaticamente per tipologia e urgenza, archiviato nella posizione corretta, collegato alle pratiche correlate già presenti nel sistema. Una ricerca che oggi richiede venti minuti richiede venti secondi. La sintesi automatica di una delibera o di un verbale di consiglio comunale non è fantascienza, è tecnologia disponibile oggi, già utilizzata in contesti pubblici italiani.

La redazione degli atti: dove si perde più tempo professionale

I funzionari e i dirigenti della PA passano una parte significativa della loro giornata a redigere documenti che seguono strutture standardizzate: risposte a richieste di accesso agli atti, comunicazioni ufficiali, circolari interne, atti amministrativi ricorrenti. È lavoro che richiede competenza giuridica e conoscenza dell’ente, ma nella sua parte più meccanica, quella di assemblare la struttura, recuperare i riferimenti normativi corretti e produrre la prima bozza, può essere affiancato dall’AI in modo molto efficace.

Non si tratta di delegare la decisione alla macchina. Si tratta di arrivare alla bozza in pochi minuti invece che in un’ora, con i riferimenti normativi già inseriti e la struttura già impostata, e concentrare il lavoro professionale sulla parte che conta: il giudizio, la verifica, la firma.

La ricerca normativa: un problema che nessuno nomina ma tutti conoscono

Ogni pratica che arriva su una scrivania della PA porta con sé una domanda: qual è la norma applicabile? La risposta richiede di navigare un sistema normativo italiano che è tra i più complessi e stratificati d’Europa, tra leggi nazionali, decreti attuativi, circolari ministeriali, sentenze del TAR e pronunce dell’ANAC.

Un agente AI addestrato sulla normativa di riferimento per uno specifico ente, aggiornato in tempo reale, riduce questo lavoro in modo drastico. Non sostituisce il giurista, ma evita che un funzionario passi un’ora a cercare il riferimento che avrebbe trovato in tre minuti con lo strumento giusto.

Il front office: molto più di un chatbot

Il chatbot per le FAQ del sito è l’applicazione più visibile, ma non la più utile. Quello che cambia davvero il lavoro del front office è un assistente AI integrato con i sistemi dell’ente, in grado di rispondere a domande specifiche sul singolo cittadino: a che punto è la sua pratica, quali documenti mancano, qual è la scadenza della sua domanda, come si presenta un ricorso.

Questo richiede integrazione con i sistemi gestionali dell’ente, non solo un bot addestrato sulle FAQ del sito. La differenza tra i due è la stessa che passa tra un centralino automatico che ti dice gli orari e un operatore che conosce il tuo dossier.

Il vincolo che cambia tutto: la conformità normativa

La PA non può permettersi di sperimentare in modo improvvisato. Ogni soluzione AI implementata in un ente pubblico deve essere conforme all’AI Act europeo, classificata per livello di rischio, documentata nelle sue modalità di funzionamento e sottoposta a supervisione umana nelle decisioni che riguardano i cittadini. Deve rispettare il GDPR nella gestione dei dati personali, le linee guida AgID sull’intelligenza artificiale e il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Questo non è un ostacolo, è una garanzia. Significa però che il partner con cui lavora un ente pubblico deve conoscere questo quadro normativo dall’interno, non adattare a posteriori una soluzione nata per il mercato privato. È una delle ragioni per cui il nostro metodo integra la conformità normativa fin dalla fase di analisi, non come controllo finale.

Il nodo dell’affidamento: come procede un ente pubblico

Un ente che vuole introdurre l’AI deve seguire le regole del Codice dei contratti pubblici. Per importi sotto soglia, l’affidamento diretto ai sensi dell’art. 50, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 36/2023 consente di procedere in modo rapido, senza gara, scegliendo direttamente un operatore iscritto su MePa. MVF Consulting è iscritta su MePa nelle categorie Servizi di Formazione, Software e Consulenza, con P.IVA 02683330464.

Questo significa che un ente può avviare un progetto AI senza procedure complesse, mantenendo piena tracciabilità e conformità alla normativa sugli acquisti pubblici.

Il punto di partenza giusto

Come per le aziende private, anche nella PA il punto di partenza non è lo strumento ma il processo. Quale attività occupa più tempo al tuo personale? Dove si creano i colli di bottiglia? Dove i cittadini aspettano più a lungo?

Partire da queste domande con qualcuno che conosce i processi della PA italiana dall’interno è il modo per costruire un progetto che funziona davvero, non un pilota che si ferma dopo sei mesi.

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