Perché in MVF non separiamo la dimensione tecnica da quella organizzativa

C’è un modo molto comune di fallire nei progetti AI che non viene quasi mai nominato come tale. Non è un errore tecnico, non è un problema di budget, non è una scelta sbagliata di strumenti. È la separazione netta tra chi si occupa della tecnologia e chi si occupa dell’organizzazione, come se fossero due progetti paralleli che a un certo punto si incontreranno da soli.

Non si incontrano mai da soli.

Il team tecnico costruisce una soluzione che funziona in laboratorio ma non si integra nei processi reali. Il team organizzativo pianifica il cambiamento senza capire cosa la tecnologia può e non può fare. Le persone che dovranno usare il sistema non sono state coinvolte nella progettazione e lo vivono come qualcosa di imposto dall’esterno. Il risultato è un sistema tecnicamente corretto che nessuno usa, o che viene usato male, o che viene abbandonato dopo pochi mesi.

È uno schema che abbiamo visto ripetersi con una frequenza che non smette di sorprendere.

Da dove nasce questa separazione

La separazione tra tecnico e organizzativo non è casuale. Ha radici precise nel modo in cui il mercato della consulenza si è strutturato nel tempo.

Da un lato ci sono i system integrator e i vendor tecnologici, che vendono piattaforme, implementazioni e integrazioni. Il loro linguaggio è quello dell’architettura, delle API, dei modelli, delle performance. Sono bravi a costruire sistemi, meno bravi a capire come quei sistemi cambiano il lavoro delle persone che li useranno.

Dall’altro lato ci sono le società di consulenza organizzativa e di change management, che vendono analisi dei processi, piani di trasformazione e programmi di formazione. Il loro linguaggio è quello delle competenze, delle resistenze, della cultura organizzativa. Sono bravi a capire le persone, meno bravi a capire cosa la tecnologia può fare davvero.

Nel mezzo c’è il cliente, che deve coordinare due mondi che parlano linguaggi diversi, hanno incentivi diversi e spesso si guardano con reciproca diffidenza.

Perché le due dimensioni sono inseparabili

Un sistema AI non è un software che si installa e si usa. È un cambiamento nel modo in cui le persone lavorano, prendono decisioni e si relazionano tra loro. Questo cambiamento ha una dimensione tecnica, gli strumenti, le integrazioni, i dati, e una dimensione organizzativa, i processi, le competenze, le responsabilità, la cultura. Le due dimensioni si influenzano continuamente e non possono essere progettate in isolamento.

Un esempio concreto. Supponiamo che un ente pubblico voglia introdurre un sistema AI per supportare la redazione degli atti amministrativi. La dimensione tecnica riguarda il modello da usare, l’integrazione con il sistema documentale esistente, la gestione dei dati, la conformità all’AI Act e al GDPR. La dimensione organizzativa riguarda chi usa il sistema, come cambia il flusso di approvazione degli atti, chi ha la responsabilità di verificare gli output, come si forma il personale, come si gestisce la resistenza di chi vede lo strumento come una minaccia alla propria professionalità.

Se si progetta solo la dimensione tecnica si ottiene un sistema che funziona ma che il personale non usa o usa male. Se si progetta solo la dimensione organizzativa si ottiene un piano di cambiamento che non ha uno strumento adeguato su cui appoggiarsi. Solo progettando le due dimensioni insieme, con le stesse persone, nello stesso momento, si ottiene qualcosa che funziona davvero.

Come lo facciamo in pratica

In MVF Consulting questa integrazione non è un principio dichiarato, è una scelta operativa che si manifesta in ogni fase del metodo MVF.

Nella fase di analisi, quando mappiamo i processi di un’organizzazione, lo facciamo sempre insieme alle persone che quei processi li vivono ogni giorno. Non solo ai manager che li descrivono dall’alto, ma ai funzionari, agli operatori, ai responsabili di reparto che sanno dove le cose si inceppano davvero. Questo produce un’analisi molto più accurata di quella che si ottiene dalle interviste al top management, e produce anche un primo livello di coinvolgimento che facilita l’adozione successiva.

Nella fase di progettazione, le scelte tecniche e le scelte organizzative vengono prese insieme, non in sequenza. Decidere l’architettura del sistema senza aver definito chi lo userà e come cambieranno le responsabilità è come progettare un edificio senza sapere chi ci abiterà. Decidere il piano di change management senza conoscere i vincoli tecnici della soluzione è come pianificare un trasloco senza sapere cosa si può portare.

Nella fase di implementazione, il lavoro tecnico e il lavoro di preparazione organizzativa procedono in parallelo. Mentre si costruisce il sistema, si preparano le persone. Quando il sistema è pronto, le persone sono già pronte ad usarlo.

Nella fase di adozione, il presidio tecnico e il presidio organizzativo continuano insieme. I problemi di utilizzo che emergono nei primi mesi sono quasi sempre la combinazione di un aspetto tecnico e di un aspetto umano, e si risolvono solo affrontandoli entrambi.

Il Master Executive come espressione di questa filosofia

Questa visione integrata è alla base anche del percorso che stiamo costruendo insieme alla Scuola Superiore Sant’Anna di Pisa. Il Master Executive per Responsabile AI delle organizzazioni italiane nasce esattamente dalla convinzione che la figura professionale chiamata a guidare l’adozione dell’AI nelle aziende e nella PA non può essere solo un tecnico e non può essere solo un manager. Deve essere qualcuno capace di tenere insieme le due dimensioni, di parlare il linguaggio della tecnologia e quello dell’organizzazione, di progettare soluzioni che funzionano perché sono tecnicamente solide e perché le persone le adottano davvero.

I dettagli del percorso saranno disponibili a breve. Se sei interessato a ricevere le informazioni non appena saranno pubbliche, scrivici a info@mvfconsulenze.it.

Il prossimo passo

Se stai valutando un progetto AI e vuoi un partner che tenga insieme la dimensione tecnica e quella organizzativa fin dall’inizio, prenota una call gratuita. Partiamo dalla tua realtà e costruiamo qualcosa che funziona davvero, non solo in laboratorio.