AI nella PA: come si forma il personale e perché è diverso dal privato

La formazione sull’AI nella Pubblica Amministrazione non è la stessa cosa della formazione in azienda. Non è una questione di contenuti tecnici, quelli in buona parte si sovrappongono, è una questione di contesto, di vincoli, di responsabilità e di cultura organizzativa. Chi progetta percorsi formativi sull’AI senza tenere conto di queste differenze produce formazione che non attecchisce, perché parla un linguaggio che non appartiene alle persone che dovrebbe formare.

Vediamo cosa cambia davvero.

Il contesto normativo è parte integrante della formazione

La conformità normativa non è un tema esclusivo della PA. Anche le aziende private sono soggette all’AI Act e al GDPR, e anche per loro la formazione deve affrontare questi temi in modo esplicito. La differenza è una questione di grado e di cultura organizzativa.

In un’azienda privata la conformità è una gestione del rischio: si valuta l’esposizione, si prendono le misure necessarie e si va avanti. Nella PA non funziona così. Ogni azione di un funzionario pubblico ha una base normativa esplicita, ogni decisione lascia una traccia pubblica e ogni strumento introdotto deve essere giustificabile non solo rispetto al risultato ma rispetto alla procedura. La responsabilità non è solo aziendale, è personale e amministrativa.

Questo significa che formare il personale della PA sull’AI senza affrontare il tema della conformità normativa è formare a metà. Un funzionario che usa uno strumento AI senza sapere se è conforme all’AI Act, se rispetta il GDPR nel trattamento dei dati dei cittadini, se è allineato alle linee guida AgID e al Codice dell’Amministrazione Digitale, non è un funzionario formato: è un funzionario esposto.

La formazione che facciamo nella PA integra sempre questi elementi normativi, non come modulo separato di compliance, ma come parte del ragionamento su ogni strumento e ogni caso d’uso. La domanda non è solo “come si usa questo strumento”, è “come si usa questo strumento in modo che l’ente sia al sicuro e il cittadino sia tutelato”.

La supervisione umana non è un optional

L’AI Act richiede che i sistemi AI ad alto rischio, e molti di quelli usati nella PA rientrano in questa categoria, siano sottoposti a supervisione umana. Non è solo un obbligo formale: è il principio che deve guidare ogni decisione su come integrare l’AI nei processi di un ente pubblico.

Formare il personale della PA significa anche formare questa capacità di supervisione. Saper riconoscere quando un output dell’AI richiede verifica approfondita, saper identificare i casi in cui il giudizio umano non è delegabile, saper documentare le decisioni in modo che la catena di responsabilità resti chiara. Queste competenze non si acquisiscono usando uno strumento, si costruiscono con una formazione che le mette al centro.

Le figure della PA hanno bisogni molto diversi tra loro

Così come nelle aziende private, anche nella PA non esiste “il dipendente” come categoria omogenea. Un dirigente che deve prendere decisioni strategiche con il supporto dell’AI ha bisogni completamente diversi da un funzionario di front office che gestisce le richieste dei cittadini, che a sua volta ha bisogni diversi da un responsabile dell’ufficio tecnico che istruisce pratiche complesse.

La formazione efficace nella PA parte da questa eterogeneità e costruisce percorsi differenziati per figura. Non è un lusso, è la condizione perché la formazione produca cambiamenti reali invece di essere vissuta come un adempimento.

Il tema della resistenza culturale

La PA italiana ha una cultura organizzativa consolidata, costruita in decenni di lavoro su processi definiti, gerarchie chiare e procedure standardizzate. Questa cultura è un punto di forza in molti contesti, ma può diventare un ostacolo quando si introduce un cambiamento che modifica il modo in cui le persone lavorano ogni giorno.

La resistenza al cambiamento nella PA non è pigrizia, è razionalità. Un funzionario che ha costruito la sua competenza su un processo consolidato ha tutto il diritto di chiedersi perché dovrebbe cambiarlo, cosa succede se qualcosa va storto con il nuovo strumento e chi si assume la responsabilità degli errori. Una formazione che non risponde a queste domande, che non tratta le preoccupazioni legittime del personale come tali, non produce adozione ma solo conformità apparente.

Come formiamo noi il personale della PA

L’approccio che usiamo nella Pubblica Amministrazione condivide la struttura del metodo MVF che applichiamo alle aziende, ma è adattato al contesto specifico degli enti pubblici.

Partiamo sempre da un’analisi dell’ente: quali figure coinvolgere, quali processi hanno più bisogno di supporto, qual è il livello di familiarità digitale del personale, quali sono i vincoli normativi specifici di quell’ente. Solo dopo questa analisi costruiamo il programma.

Il percorso formativo si articola in quattro momenti. Il primo è una sessione comune a tutte le figure coinvolte, che copre i fondamenti dell’AI, il quadro normativo di riferimento per la PA, cosa può fare l’AI in un ente pubblico e cosa non può fare, e come si valuta un output in modo critico. È il terreno comune senza il quale i percorsi successivi non hanno basi solide.

Il secondo momento è la formazione specifica per figura: dirigenti, funzionari, personale di front office, personale amministrativo. Ogni gruppo lavora su casi d’uso reali della propria funzione, con esempi tratti dai processi dell’ente e dalle normative che lo governano.

Il terzo momento sono i laboratori pratici, dove ogni gruppo sperimenta gli strumenti su casi concreti della propria operatività quotidiana. Un funzionario che in laboratorio redige una determina con il supporto dell’AI, verifica l’output rispetto alla normativa applicabile e impara a documentare il processo in modo tracciabile, esce con una competenza che può usare il giorno successivo.

Il quarto momento è il follow-up operativo, a quattro e otto settimane dalla formazione. Verifichiamo cosa è stato adottato, dove ci sono difficoltà, quali strumenti funzionano nel contesto specifico dell’ente e quali vanno affinati. Questo passaggio è quello che trasforma la formazione da adempimento a cambiamento reale.

La formazione come primo passo verso l’innovazione

Nella PA più che altrove, la formazione non è un fine in sé. È il momento in cui il personale acquisisce le competenze per riconoscere dove l’AI può fare la differenza nei propri processi quotidiani. È il punto di partenza per costruire soluzioni più strutturate che automatizzano davvero quei processi, riducono il carico di lavoro del personale e migliorano la qualità dei servizi ai cittadini.Se vuoi capire come costruire un percorso formativo sull’AI per il tuo ente, che sia efficace, conforme alla normativa e collegato ai processi reali del tuo personale, prenota una call gratuita. Partiamo dalla tua realtà, non da un programma preconfezionato.